Raccogliere i dati degli ospiti senza ricopiarli

Chi ospita deve comunicare i dati di ogni persona che dorme nella struttura alla Questura, entro 24 ore dall'arrivo — 6 ore se il soggiorno non supera la giornata — e deve comunicare i flussi al portale della propria Regione.

Il lavoro noioso non è l'adempimento: è la trascrizione. I dati arrivano come una foto storta su WhatsApp, e da lì vanno ricopiati a mano dentro due portali diversi. Dati Ospiti toglie quella trascrizione, e nient'altro.

Come si usa

1. Apri Dati Ospiti e trova la prenotazione. L'elenco mostra gli arrivi delle prossime settimane, presi dal Calendario.
2. Premi Crea il link, poi Copia il link.
3. Mandalo all'ospite dove già gli scrivi: la chat di Airbnb o di Booking, WhatsApp, un messaggio.
4. Quando l'ospite ha compilato, la prenotazione mostra le persone registrate. Clicca un valore per copiarlo e incollalo nel campo corrispondente del portale.
5. Quando hai finito di comunicarli, premi Elimina.

Nella scheda della casa, in area riservata, puoi scrivere chi risponde dei dati degli ospiti e a chi scrive l'ospite: compaiono nel modulo. Sono facoltativi, ma senza di essi l'ospite legge solo «scrivi alla struttura» e non sa a chi rivolgersi — e quei dati sono tuoi, non di Consulrent.

Lo stesso stato si vede dal Calendario: apri una prenotazione e la scheda dice se il link è già stato creato, se l'ospite ha compilato e quante persone risultano. I dati però si guardano e si copiano solo qui — nel Calendario non compaiono.

Il link non parte da noi perché non possiamo: le prenotazioni arrivano dai portali attraverso i calendari, e non portano con sé né l'email né il telefono dell'ospite. Chi ha un canale con lui sei tu.

Se un dato è sbagliato

Apri la prenotazione e clicca la matita accanto alla persona: i campi diventano modificabili, correggi e salvi. Serve quando un ospite ti chiede di sistemare un proprio dato — è un suo diritto — o quando ti accorgi di un refuso prima di ricopiarlo sui portali.

Puoi correggere, non aggiungere: una persona in più si registra solo dal modulo, con un link nuovo.

Cosa vede l'ospite

Una pagina sola, senza registrazione e senza account, con il nome della struttura e le date del suo soggiorno. Quante persone deve registrare lo hai già detto tu creando il link: l'ospite trova i riquadri pronti, li compila tutti e invia. Il numero non lo può cambiare — se hai sbagliato, lo correggi tu con «Rifai».

Il modulo si compila dai 30 giorni prima dell'arrivo fino a due giorni dopo la partenza: i due giorni in più servono al ritardatario, cioè a te, quando l'ospite è uscito e la comunicazione non è ancora partita. Fuori da quella finestra la pagina dice qual è dei due motivi, e da quando — o fino a quando — si poteva scrivere.

Chi apre il link non vede i dati di nessun altro: nemmeno di chi ha compilato prima su quella stessa prenotazione. Vede solo quante persone risultano registrate.

I campi, e perché sono quelli

Sono i campi che il Portale Alloggiati chiede, più due che chiede la Regione o che servono a te:

• Comune di residenza — non lo vuole la Questura, lo vuole il portale regionale, che ragiona per provenienza degli ospiti.
• Il telefono — non lo vuole nessuno dei due: serve a te per avvisare chi arriva. Si chiede una volta per prenotazione ed è obbligatorio: senza, il modulo non si invia. È l'unico dato che non nasce da un obbligo di legge, e l'ospite legge scritto sulla pagina a cosa serve prima di scriverlo.

C'è un campo costruito apposta per un errore che non si vede: il luogo di nascita. Per chi è nato fuori dall'Italia il portale non vuole un comune, vuole lo Stato. Nel modulo c'è un interruttore «è all'estero» che cambia l'elenco sotto, così l'ospite non può scrivere una città straniera dove andrebbe un paese — un errore che scopriresti solo mesi dopo, mentre ricopi.

Quello che questo strumento non fa

Non trasmette niente, non conserva nessuna tua credenziale, non accetta immagini, non identifica nessuno e non genera il file da caricare sul portale.

Non sono funzioni mancanti: sono il motivo per cui affidargli i dati dei tuoi ospiti è un rischio piccolo. Un furto di dati qui non diventerebbe mai un furto delle tue credenziali di pubblica sicurezza, perché quelle credenziali qui non ci sono.